A menedzser-igazgató személyi asszisztensének feladata Erdődy Orsolya igazgató munkájának támogatása mellett az iroda vezetése, HR és adatvédelmi folyamatok kísérése és aktív kapcsolattartás belső és külső szereplőkkel (Kuratórium, Felügyelő Bizottság, minisztériumok, szolgáltatók, önkormányzatok, külhoni és magyarországi diplomaták).

A menedzser-igazgató személyi asszisztensének feladatai elsősorban a következők:

- a menedzser-igazgató munkájának segítése

• naptár vezetése
• tárgyalások, találkozók szervezése

- irodai feladatok

• a titkársági asszisztens munkájának felügyelete és irányítása
• szervezeti szabályzatok megírása, nyilvántartása, aktualizálása
• kapcsolattartás az IT szolgáltatóval
• kapcsolattartás a telekommunikációs szolgáltatóval
• kapcsolattartás az üzemorvossal és a munkavédelmi képviselővel
• egyéb irodai feladatok intézése

- HR feladatok

• Tréningek, értekezletek szervezése, kötelező irodai szabályzatok frissítése és betartatása
• Szabadságolások és home office nyilvántartások
• Pozíciók meghirdetése, a kiválasztási folyamat koordinációja
• Új munkavállalók bevezetése a szervezetbe
• Stábtagok munkaszerződéseinek kezelése

- kapcsolattartás a BFZ Kuratóriumával és Felügyelő Bizottságával

• ülések szervezése, jegyzőkönyv megírása,
• havi management report elkészítése,
• események szervezése, koncertajánlók, heti press review küldése a tagoknak

- protokolláris feladatok

• kapcsolattartás állami és szakmai intézményekkel
• kapcsolattartás a magyar külképviseletekkel, tisztségviselők meghívása a zenekar külföldi koncertjeire, együttműködések elősegítése
• protokoll-lista vezetése, aktualizálása
• minisztériumi és önkormányzati éves beszámolók írása pályázat benyújtásához vagy pályázat elszámolásához

- GDPR koordináció

A feladatkör betöltése esetenként esti, hétvégi vagy vidéki elfoglaltságot is jelent.

Az ideális jelölt:

• felsőfokú végzettséggel rendelkezik
• tárgyalási szinten beszél és ír angolul
• kiválóan kezeli az Ms Word, Excel, Outlook és PowerPoint alkalmazásokat
• magabiztos, flexibilis, közvetlen és barátságos
• alapos, jól szervezett, figyel a részletekre, ugyanakkor kreatív és rugalmas
• önálló munkavégzésre (tervezés, kivitelezés, nyomon követés, asszisztens munkájának irányítása) és csoportmunkára egyformán képes
• jó kommunikációs és szervezőkészséggel rendelkezik
• megbízható, elhivatott, jól kezel bizalmas információkat
• precíz és pontos, betartja a határidőket
• nagy munkabírású

Előnyt jelent:

• kulturális szervezői gyakorlat
• a zenei élet alapos ismerete
• jogi/HR végzettség
• német nyelv ismerete
• HR munkakörben tapasztalat

Amit nyújtunk:

• versenyképes fizetés
• változatos, innovatív és inspiráló feladatok
• folyamatos személyes és szakmai fejlődési lehetőség
• támogató, vidám csapat
• részvételi lehetőség a BFZ koncertjein és egyéb eseményein

Jelentkezés:

Önéletrajzzal, három referenciaszemély és fizetési igény megjelölésével, valamint legfeljebb egy oldalas motivációs levéllel várjuk jelentkezését október 31-ig az allas@bfz.hu e-mail-címre.

Ha fontos, hogy jó ügyért, magas szakmai színvonalú környezetben dolgozzon, miközben támogatja a Budapesti Fesztiválzenekar sikerét, jelentkezzen pozíciónkra!